演涓 法鼓山的學佛點滴 開啟心中寶藏

公文常用語彙為公文書經常使用的字彙，在此最主要是瞭解其使用方式。

一、【查】：常用於起首，當起首語，尤見於獎狀類。

　　例如：查本校○年○班○○○同學參加○年度全校書法比賽榮獲第一名特頒獎狀以資鼓勵

　　註：獎狀類無標點符號。

二、【關於】：常用於起首，當起首語。例如：主旨：關於  台端建議加強學校人倫教育一案….。

三、【制定】：若用於公布法令，必須放在開頭。例如：主旨：制定「○○法」一份，…。

四、【訂定】：若用於公布行政命令，必須放在開頭。例如：主旨：訂定「○市立圖書館圖書館外借使用要點」一份…。

五、【修正】：若用於修正法令，必須放在開頭。例如：主旨：修定「商業登記法」第○條、第○條及第○條…。

六、【廢止】：若用於廢止法令，必須放在開頭。例如：主旨：廢止「動員戡亂時期立法委員選舉辦法」…。

七、【特任】：為任用人員用語。例如：主旨：特任○○○為第○屆主席…。

八、【特派】：為任用人員用語。例如：旨：特派○○○為○特種考試基層公務員考試典試委員長。

九、【任命】：為任用人員用語。例如：主旨：任命○○○、○○○為荐任公務人員。

十、【茲聘】：為任用人員用語。例如：主旨：茲聘○○○為總統府資政…。

十一、【貴】：甲、為有或無隸屬關係上級對下級適用。例如：

                                                             行政院  函

      　　　　                      受文者：○○政府

      　　　                      　主旨：請  貴府自明 (九○) 年度加強推動…。

                             乙、為無隸屬關，不管上下級平行關係均適用。例如：

         　　                                      ○○縣政府  函

     　　　　                       受文者：○○鎮農會

                           　　　　 主旨：關於  貴會○年○月份理事會議…。

十二、【貴機關；貴單位】：當同時行文數個不同機關，涵蓋「鈞」、「貴」，甚至 「大」，或是同時混有「局」、「科」、「室」、「處」， 或是公、私單位相混時適用。

　　例如：

       　 ○○縣政府  函

　　　　　受文者：本縣各鄉鎮市農會、各鄉鎮市公所、本府各局科室

　　　　　主旨：本縣訂於5用20日 (星期三)下午2:00假縣立文化中心演講廳舉辦心靈座談會一場次，屆時請　貴機關派員…。

十三、【鈞】：有隸屬關係下級對上級適用。例如：

　　　　　○○縣政府  函

　　　　　受文者：行政院

　　　　　主旨：鈞院函囑本府查復…。

十四、【大】：無隸屬關係下級對上級適用，例如：

       　 ○○縣政府  函

      　  受文者：監察院

       　 主旨：有關  大院於○年3月6日考察本府時所囑…。

十五【本】：機關或單位之自稱適用。例如：

　　　　　○○市環保局  函

　　　　　受文者：行政院環保署

　　　　　主旨：檢送本局○年1月…。

十六、【鈞長；鈞座】：屬下對上級長官適用，常見於簽。例如：

　　　　　簽  於民國○年9月3  教育局

　　　　　主旨：本縣擇訂於9月10日舉辦 第十屆全縣運會，屆時擬請  鈞長撥冗主持開幕儀式及觀禮等，…。

十七、【職】：屬下自稱 (字體宜小些) 適用常見於簽。例如：

　　　　　簽  於民國○年10月3日  ○○局

　　　　　主旨：職因受聘為○年度高中聯考監考人員…。

十八、【台端】：甲、長官對屬下當事人適用。例如：

    　　　簽  於民國○年10月3日  ○○局

    　　　主旨：……。

    　         　請  核示。

    　　         請  台端代理出席 (長官手批)

乙、對當事人 (男女兩性) 適用。例如：

　　　　　花蓮縣政府  函

　　　　　主旨：……。

　　　　　說明：依據  台端○年10月3日申請書辦理。

十九、【課員；技士…】：長官對屬下直稱或間接適用。例如：

　　　　　簽  於民國○年10月3日○○局

　　　　　主旨：……。

　　　          　請  核示

　　　　          請○課員辦理 (長官手批)

二十、【先生】：對個人直稱 (男性) 適用。例如：

　　　　　 ○○縣政府   函

　　　　　受文者：○○○先生 (住：……)

 二十一、【女士】：對個人直稱 (女性) 適用。例如：

　　　　　○○縣警察局  函

　　　　　受文者：○○○女士 (住址：……)

二十二、【君】：對個人直接或間接(男女兩性) 適用。例如：

　　　　　○○○銀行  函

　　　　　受文者：○○○君 (住址：……) 

二十三、【該】：　　對機關間接用語，如於文中再次提起時，以「該」代替之。例如：

　　　　　交通部  函

　　　　　主旨：……。

　　　　　說明：內政部消防署為辦理…，而該署表示…。

二十四、【渠】：對個人間接用語，代表「他」。例如：

　　　　　○○法院檢察署  函

　　　　　主旨：……。

　　　　　說明：本署業已對○君進行…，豈料渠竟…。

二十五、【渠等】：對二人以上間接用語，代表「他們」。例如：

　　　　　○○法院檢察署  函

　　　　　主旨：…。

　　　　　說明：本署對○君等三名進行偵訊…，豈料渠等竟…。 

二十六、【竊；竊職；竊位】：太謙卑之用語，現已不用。

二十七、【奉】：為接獲上級機關公文或首長之指示，引用於公文者，但宜儘量少用，今多「依據」。例如：

　　　　　民國○年11月20日簽於本府 計劃室

　　　　　主旨：……。

　　　　　說明：本案係奉行政院○年7月25日○字○號函辦理。

二十八、【准】：為接獲平機關公文或首長之指示，引用於公文者，但宜盡量少用。例如：

        　      ○○縣政府  函

　　　　　主旨：……。

　　　　　說明：准  貴府○年2月20日號函。

二十九、【據】：為接獲下級機關公文或首長之指示，引用於公文者，但宜盡量少用，今多用「依據」。例如：

          ○○縣政府  函

　　　　　主旨：……。

　　　　　說明：據○○公所○年11月1日○字○號函辦理。

三十、【奉悉】：為接獲上級機關公文或首長指示，於引敘完畢時用之，常用於書函。例如：

        　  ○○縣政府  書函

　　　　　受文者：○○省政府

　　　　　主旨：……。

          　　　 一、鈞府○年6月10日○字○號函奉悉。

          　　　 二、…。

           　　　三、請  察核。

三十一、【敬悉】：為接獲平行機關公文或首長指示，於引敘完畢時用之，常用於書函。例如：

     　        ○○縣政府  書函

　　　　　受文者：○○市政府

　　　　　主旨：……。

      　　　　　 一、貴府○年9月3日○字○號函敬悉。

       　　　　　二、…。       

       　　　　　三、復請  查照。

三十二、【已悉】：為接獲下級機關公文或首長指示，於引敘完畢時用之，常用於書函。例如：

                 ○○縣政府  書函

　　　　　受文者：○○鄉公所

　　　　　主旨：……。

　　　　　　一、　貴所○年12月31日○字○號函已悉。

        　　　　二、……。

        　　　　三、復請  查照。

三十三、【復…函】：一般復文用之。例如：

　　　　　○○政府  函

　　　　　受文者：○○股份有限公司 

　　　　　　　　　(住址：……)

　　　　　主旨：……。

　　　　　說明：復  貴公司○年8月17日○字○號函。

三十四、【依據…函辦理】：於告知轉行辦理引據時用之。例如：

　　　　　○○縣政府  函

　　　　　受文者：各鄉鎮市公所  

　　　　　主旨：……。

　　　　　說明：

　　　　　　　　一、依據交通部○年1月4日○字○號函辦理。

　　　　　　　　二、……。

三十五、【…函諒蒙  鈞察】：於對上級機關在同案上繼辦文用時，再度提示前已函寄公文時用之。例如：

　　　　　○○縣政府  函

　　　　　受文者：經濟部

　　　　　主旨：……。

　　　　　說明：

　　　　　　　　一、本府○年3月3日○字○號函諒蒙  鈞察。

　　　　　　　　二、……。

三十六、【...函諒達】：對平行或上級機關於同案繼辦文用之。「諒達」相當於「照理應該收到了」之意。例如：

　　　　　○○市衛生所  函

　　　　　受文者：○○市衛生局

　　　　　主旨：……。

　　　　　說明：

          　　　一、本所○年2月1日○字○號函諒達。

          　　　二、……。

三十七、【…函計達】：對平行或下級機關同案繼辦文用之。「諒達」相當於「應該收到了」之意，語氣較肯定。例如：

               　○○縣政府  函

　　　　　受文者：○○鄉公所

　　　　　主旨：……。

　　　　　說明：

        　　　　一、本府○年○月○日○字○號函計達 。

        　　　　二、……。

三十八、【令仰】：期望語。目前以「希」代之。

三十九、【仰即】：期望語。今以「希」代之。

四十    、【謹請】：結束語。例如：「謹請  核示」。今多以「請  核示」代之。

四十一、【呈請】：結束語。例如：「呈請  裁示」。今多以「請  核示」代之。

四十二、【敬請】：結束語。例如：「敬請  核示」。   今多改以「請  核示」。

四十三、【飭】：命令語。函請改善。例如：因…，故應予函飭改善。

四十四、【知照】：期望及目的語。例如：主旨：檢送…一份，請  知照。  ( 同「請  查照」)

四十五、【遵照】：期望及目的語，同「請  照辦」。例如：主旨：重申教師不得於校外兼任補習授課，請  遵照。

四十六、【遵照具報】：期望及目的語，同「請  辦理具復」。例如：主旨：檢送…調查表 (格式) 一份，請  遵照具報。

四十七、【鑒核示遵】：期望及目的語。例如：主旨：檢送…計劃書一份，請  鑒核示遵。今多改以「請  核示」、「請  鑒核」。

四十八、【飭遵】：期望及目的語。要求轉給下屬單位照辦。例如：主旨：檢送…一份，請  飭遵。今多改以「請  轉行照辦」。

四十九、【飭辦】：期望及目的語。要求轉給下屬單位照辦。例如：主旨：檢送…一份，請  飭辦。今多改以「請  轉行照辦」。

五十、【轉飭】：期望及目的語。要求轉給下屬單位知照。例如：主旨：為改善上課品質，上課期間嚴禁使用手機，請  轉飭。今多改以「請  轉行」、「請  轉告」。

五十一、【抄陳】：抄送語。對上級機關或首長用之。例如：簽  於民國○年12月31日  本府○○局

          主旨：……。  說明：抄陳萬利商行營利事業登簿一份。

五十二、【抄送】：抄送語。對平行機關或首長用之。例如：抄送陳君○○建議書一份。此致計劃室建設局：

五十三、【抄發】：抄送語，對下級機關或首長用之。例如：**縣政府  函

　　　　　主旨：抄發本縣○年人口統計表一份…。

五十四、【檢陳；附陳】：附送語。對上級機關用之。例如：

　　　　　○○戶政事務所

　　　　　受文者：○○縣政府

　　　　　主旨：檢陳本所○年第一季結離婚統計表一份…。

五十五、【檢送；檢附；附送】：附送語。對平行及下級機關用之，以「檢送」最常見。例如：

        　      ○○縣政府

　　　　　受文者：○○鄉公所

　　　　　說明：檢送本府辦理○年常備役士兵抽籤結果明細表一份…。

五十六、【請  鑒核；請  鑒察】：主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關，須正式函復准駁者。例如：

               　○○縣政府  函

　　　　　受文者：行政院主計處

　　　　　主旨：檢送本縣○年度○○○計劃書三份，請  鑒核。

五十七、【請  核備】：同上。

             　○○縣政府  函　　

      　　　受文者：行政院主計處

　　　　  主旨：檢陳本縣○年第一季○○○表二份，請  核備。

五十八、【請  核示】：主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關，對事件產生疑義之請示。

五十九、【請  備查；請  鑒核備查】：主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關，收件後若覺合於規定，得函復同意備查，否則，不答覆亦表示認同該案；對該案若有意見，則應函復指正。

六十、【請  惠允賜 (釋) 復】：主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關，請求答復用之。

六十一、【請  查照】：主旨欄之結尾語，上對下及平行機關用語。

六十二、【請  查照辦理】：主旨欄之結尾語。上對下及平行機關用語。強調「辦理」。

六十三、【請  查明見復】：主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。強調須在一定時間內將問題癥結查明並予以答覆，故公文內通常有指定辦理之期限。

六十四【請  查照辦理見復】：主旨欄的結尾語，上對下及平行機關用語。強調須在一定時間內將辦理情形予以答覆，故公文內通常有指定辦理之期限。

六十五、【請  查照轉行】：主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。強調「轉行」，故通常透過中間單位行文至其他相關單位。如由經濟部行文縣市政府轉知鄉鎮市區公者。

六十六、【請  轉行照辦】：主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。強調「轉行」及「執行」。

六十七、【復請  查照】：主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。答覆下級機關請求時用之。

六十八、【復如說明，請  查照】：主旨欄之結尾語。上對下級平行機關用語。答覆下級機關請求時用之。

六十九、【希  查照】：主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語。

七十、【希  照辦】：主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語，強調「辦理」。

七十一、【希  切實辦理】：主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語，強調事件之重要性。

七十二、【希  辦理見復】：主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語。強調須在一定時間內將辦理情形予以答覆，故公文內通常有指定辦理之期限。

七十三、【希  查照轉告】：主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語。強調「轉行」，故通常透過中間單位行文至其他相關單位。如由經濟部行文縣市政府轉知鄉鎮市區公所者。

七十四、【希  轉行照辦】：主旨欄的結尾語。上級對下級機關用語。強調「轉行」及執行。

七十五、【准予備查，請  查照】：主旨欄之結尾語。上級對下級用之，對應於「請  備查」。

七十六、【准予核備，請  查照】：主旨欄之結尾語。上級對下級用之，對應於「請  核備」。

七十七、【應予照准，請  查照】：主旨欄的結尾語，上級對下級用之，對具有准駁性質者。

七十八、【准予照辦，請  查照】：主旨欄的結尾語。上級對下級用之，對具有准駁性質者。

七十九、【未便照准，請  查照】：主旨欄的結尾語。上級對下級或平行單位用之。否定用。

八十    、【歉難照准，請  查照】：主旨欄的結尾語。上級對下級或平行單位用之。否定用。

八十一、【應予不准，請  查照】： 主旨欄之結尾語。上級對下級用之。否定用。

八十二、【應從緩議，請  查照】：主旨欄之結尾語。上級對下級用之。否定用。

 八十三、【請  卓參】：主旨欄之結尾語。平行單位或無隸屬關係者，如一般資料等用之。

八十四、【敬表同意，請  查照】：主旨欄之結尾語。平行單位或無隸屬關係者用之。

八十五、【同意照辦，請  查照】：主旨欄之結尾語。平行單位或無隸屬關係者用之。

八十六、【至紉公誼】：表示答謝對方於公務上的協助，  使業務圓滿達成。本語之後不再接「請  查照」之類的用語。

八十七、【呈請  核示】：簽呈的請示語及結束語、主旨尾語。限呈請總統用之。

八十八、【謹呈】：簽呈的請示語及結束語、簽末結尾語。限呈請總統用之。

八十九、【簽稿併呈，請核示】：簽呈與公文稿併附時在簽末的請示語及結束語。通用語。

九十    、【是否可行  請  核示】：簽末的請示語及結束語。通用語。

九十一、【是否有當  請  核示】：簽末的請示語及結束語。通用語。

九十二、【未敢擅專  請  核示】：簽末的請示語及結束語。重大決定或決策，以不敢自行決定之謙詞用之。

九十三、【謹陳；右陳；敬陳】：簽末的請示語及結束語。簽請首長用之。

九十四、【可】：長官對簽呈裁定的常用語。

九十五、【如擬；如擬照 (速) 辦】：長官對簽呈裁定的常用語。

九十六、【准如所請】：長官對簽呈裁定的常用語。

九十七、【緩議】：長官對簽呈裁定的常用語。指不同意。

九十八、【如○秘書擬】：長官對簽呈裁定的常用語。 指不同意。

九十九、【…餘如擬】：長官對簽呈裁定的常用語。表示另有指示，除依指示辦理外，其他如原擬。

 一○○、【發】：長官對稿表示許可發文。若僅簽章不表示意見時，亦表示裁定發文之意。

一○一、【呈稱；令開…；內開…】：引文起首語。已廢用。

一○二、【…等情；…等由；等因】：收束語。已廢用。

一○三、【…據此…】：轉承語。已廢用。

 一○四、【著即；伏乞；仰懇】：客套語。已廢用。

一○五、【…為禱；…為要；…為荷ㄏㄜˋ】：結尾語。已廢用。

一○六、【尚無不合 (妥) ；姑且照准；似可照辦；存備查核】：不肯定語。不用。

一○七、【似】：不肯定語。正式公文不用。然簽呈上，對於可能窒礙難行者，得用「似有所窒礙難行之處」等柔和語氣。如果以本案窒礙難行語句，恐失之武斷。

一○八、【奉此；准此；具呈前情；准函前由】：轉承語。已廢用。

一○九、【在案；各在案；在卷；各在卷】：處理經過語。已廢用，但迄今仍偶爾見到，應避免。

一一○、【合行；合亟；相應；理合】：累贅語。已廢用。

 公文類別與結構

一、令：

　　（一）發布規章－可不分段

　　　　　　　　　　　　　　　　蓋機關印信

　　（二）人事命令－固定表格

二、呈：

　　限對   總統使用

三、咨：

　　總統與立法院監察院間使用、國民大會

四、函：

　　（一）上級機關對下級機關

　　（二）下級機關對上級機關

　　（三）同級或不隸屬機關

　　（四）民眾與機關間

　　　　　１、主旨：

                             (1) 全文精要說明目的與期望

                             (2) 力求具體扼要

                　　　 (3) 不分項一段完成

                　　　 (4) 能用主旨一段完成的勿分割為二段三段

                　　　  (5) 定有辦理或復文期限的須敘明

　　　　　２、說明：

                　　　 (1) 敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉

                　　　 (2) 祇摘述來文要點

                　　　 (3) 提出處理方法分析〈簽〉

                　　　 (4) 視內容改稱「經過」「原因」

                　　　 (5) 公告用改為「依據」指法條或機關名稱

                　　　 (6) 需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數

　　　　　３、辦法：

                　　　 (1) 提出具體要求或處理意見勿重複期望語

                　　　 (2) 視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」

                　　　 (3) 公告改為「公告事項」或「說明」

                　　　 (4) 三段內容截然劃分避免重複

五、公告：

　　（一）向公眾或特別對象宣佈

　　（二）張貼布告欄〈蓋機關印信〉

　　（三）利用報刊等傳播

　　（四）盡量利用表格

　　（五）登報公告免署職稱姓名

　　　　　１、主旨：

                　　　 (1) 全文精要說明目的與期望

                　　　 (2) 力求具體扼要

　　　　　　 　(3) 不分項一段完成

                　　　 (4) 能用主旨一段完成的勿分割為二段三段

                　　　 (5) 定有辦理或復文期限的須敘明

　　　　　２、說明：

　　　　　　　 (1) 敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉

                　　　 (2) 祇摘述來文要點

　　　　　　　 (3) 提出處理方法分析〈簽〉

                　　　 (4) 視內容改稱「經過」「原因」

                　　　 (5) 公告用改為「依據」指法條或機關名稱

                　　　 (6) 需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數

　　　　　３、辦法：

　　　　　　　(1) 提出具體要求或處理意見勿重複期望語

　　　　　　　(2) 視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」

                　　　(3) 公告改為「公告事項」或「說明」

                　　　(4) 三段內容截然劃分避免重複

六、其他公文：

　　（一）書函：

　　　　　１、用於公務未決階段

　　　　　２、代替過去便函備忘錄

　　　　　３、可用三段式或條例式

　　　　　４、由發文者署名蓋章或蓋章戳

　　　　　１、主旨：

　　　　　　　(1) 全文精要說明目的與期望

　　　　　　　(2) 力求具體扼要

　　　　　　　(3) 不分項一段完成

　　　　　　　(4) 能用主旨一段完成的勿分割為二段三段

　　　　　　　(5) 定有辦理或復文期限的須敘明

　　　　　２、說明：

　　　　　　　(1) 敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉

　　　　　　　(2) 祇摘述來文要點

　　　　　　　(3) 提出處理方法分析〈簽〉

　　　　　　　(4) 視內容改稱「經過」「原因」

　　　　　　　(5) 公告用改為「依據」指法條或機關名稱

　　　　　　　(6) 需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數

　　　　　３、辦法：

　　　　　　　(1) 提出具體要求或處理意見勿重複期望語

　　　　　　　(2) 視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」

　　　　　　　(3) 公告改為「公告事項」或「說明」

　　　　　　　(4) 三段內容截然劃分避免重複

　　（二）表格化的公文

　　　　　１、簡便行文表

　　　　　２、開會通知單

　　　　　３、公務電話紀錄

　　　　　４、移文單

　　　　　５、其他

　　　　　１、主旨：

　　　　　　　(1) 全文精要說明目的與期望

　　　　　　　(2) 力求具體扼要

　　　　　　　(3) 不分項一段完成

　　　　　　　(4) 能用主旨一段完成的勿分割為二段三段

　　　　　　　(5) 定有辦理或復文期限的須敘明

　　　　　２、說明：

　　　　　　　(1) 敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉

　　　　　　　(2) 祇摘述來文要點

　　　　　　　(3) 提出處理方法分析〈簽〉

　　　　　　　(4) 視內容改稱「經過」「原因」

　　　　　　　(5) 公告用改為「依據」指法條或機關名稱

　　　　　　　(6) 需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數

　　　　　３、辦法：

　　　　　　　(1) 提出具體要求或處理意見勿重複期望語

　　　　　　　(2) 視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」

　　　　　　　(3) 公告改為「公告事項」或「說明」

　　　　　　　(4) 三段內容截然劃分避免重複

備註：

　　　一文

　　　一事

　　　一項

　　　一意

　　　條例次序：

　　　一、　　　二、　　三、

　　　（一）　（二）　（三）

　　　１、　　　２、　　３、

　　　（１）　（２）　（３）

常見的寫作缺失

一般的缺失

　　一、長篇大論

　　二、文白夾雜

　　三、重複詞句

　　四、分段不當

　　五、未用標點

　　六、錯字連連

　　七、稱謂不當

　　八、立場不明

　　九、失去禮貌

　　十、用印錯誤

　　十一、文號標錯

　　十二、引據錯誤

文書處理修正內容

　　一、用紙尺寸統一：公文用紙採A4；便條紙用A5

　　二、以書函取代簡便行文表

　　三、取消部分公文表格欄框：簽、函、開會通知取消欄框

　　四、公文內部資料排列依序為：管理資料、本文、正本、副本

　　五、公文格式中增加列機關地址及傳真號碼

　　六、採橫式製作

公文撰擬之要領

一、如何寫「主旨」

　　（一）表達行文的目的及期望

　　（二）具體扼要，如敘明辦理時間或復文期限

　　（三）語氣肯定，切勿模糊

　　（四）不必分段分項，要有標點

　　（五）以不超過50字為原則

　　（六）敬語與期望應列再主旨段

　　（七）What、Who、When、Where、Which

二、如何寫「說明」

　　（一）Why

　　（二）事實、理由、法規、來文、前案、經過、附件、副本

　　（三）不重複主旨、不跨越辦法

　　（四）分項列舉，注意因果主從，整體性列前，細節個別事項列後

　　（五）引據應摘要敘述，不宜全部照抄

　　（六）每一分項的起首字注意不宜相同

　　（七）內容繁雜過長，可列為附件

　　（八）副本分行如有要求作為時，應予註明

　　（九）附件名稱、數量應予以說明

　　（十）分項的標示要正確
　　　　　一、二、三、；

　　　　　（一）（二）（三）；

　　　　　１、２、３、；
　　　　　（１）（２）（３）

　　（十一）分項以不超過三~五項為原則

三、如何寫「辦法」

　　（一） How

　　（二）具體、肯定、可

　　（三）可改用「擬辦」「建議」 「請求」「核示事項」

四、副本的「巧用」

　　（一）沒有正本則無副本，有正本可沒有副本

　　（二）副本只作「適當」處理

　　（三）蓋印正副本相同，右上角標出「副本」

　　（四）對上級盡量不以副本行，以示尊重

　　（五）加強聯繫或增加效率可以用副本，但不必濫用

五、「行文單位」的寫法

　　（一）單位應寫全銜

　　（二）中央先地方後

　　（三）機關先個人後

　　（四）省先市後

　　（五）本單位列最後，但應稱「本」，不必再寫全銜

　　（六）個人稱先生、女士或君

六、「附件」的表示法

　　（一）如文、如主旨、如說明、如說明一

　　（二）直接註明名稱及數量也可

　　（三）兩件以上可用「見出」

　　（四）可註明封發時附件向承辦人洽取

　　（五）可以文先發，附件另送

作法技巧之原則說明

一、簽

　　（一）方式：制式紙、便條紙、空白處簽

　　（二）結構：主旨、說明、擬辦

　　（三）時機：先簽後稿    簽稿併陳   以稿代簽

　　（四）文末：
　　　　　１、內部行文，可以不必寫右陳○長
　　　　　２、幕僚性質的單位主管或機關首長遇重大情事，逕行簽陳其首長及直屬上級機關首長，文末則以右（謹、敬）陳○○長○○長之下不必再寫姓某某長二人以上時「先大後小」或僅寫一人即可

　　（五）署名：簽名（姓＋名）或蓋職章（不必寫職、呈等字樣)

　　（六）日期：例0723 　  1000

　　（七）會簽：先會或後會，多單位時另以會簽單

二、函
　　（一）一段、二段、三段，視情況而定，不必硬分

　　（二）函末署名:上行文（職銜、姓名、職章）平、下行文（職銜簽字章）

　　（三）注意公文正確用語不能自創，例如期望語用「請查收」

三、箋函

　　（一）以中式八行信箋為

　　（二）一字不成行，一行不成頁，不宜行行弔腳

　　（三）為尊敬故可用平抬或挪抬，但名字不拆置兩行

　　（四）箋函製作同私人書信，惟特別注意身分、地位、關係

　　（五）用字遣詞屬「功力」，要注意恰如其身分、恰如其當

　　（六）以機關單位立場或首長個人名義進行陳述、請示、致謝候問之用

　　（七) 結尾問候語，請下必用「安」，頌下常用「祺」、「祉」、「綏 」

四、書函: 「書」與「函」之結合，代替「備忘錄」、「簡便行文」

　　（一）用於公務未決階段: 進行磋商、協調、徵詢、通報之用

　　（二）不如函正式，運用上較賦彈性

　　（三）用語、日期、文號皆與函相同

　　（四）署名蓋條戳

五、會議文書－ 開會通知

　　（一）直接列開會議名稱不必再列開會事由會議名稱不必加「動詞」

　　（二）主持人寧「大」勿「小」

　　（三）出列席標示：機關先個人、 上級先下級  主辦單位人員列最後

　　（四）議程列出項目及時間，內包括報告事項討論事項、臨時動議

　　（五）備註：其他事項如提醒攜帶資料與會回條回擲時間….等等

　　（六）蓋單位戳記 

六、會議文書－ 會議紀錄

　　（一）記錄（動詞）與記錄（名詞）宜區分

　　（二）決定（洽悉、准予備查）決議（照案通過、 修正通過）

　　（三）一般會議僅記錄結論、議定結果，不記錄討論過程，但諮詢會議要錄發言要點

　　（四）紀錄經呈主席核定後發不必事前會簽

　　（五）臨時動議有無皆列其項目

　　（六）散會記下時間

七、法規

　　（一）規章的種類應區分清楚

　　（二）規章的用語應正確使用

　　（三）規章的訂、廢、修程序嚴謹

　　（四）規章的寫作勿像寫作文

橫式書寫數字使用原則

公文書橫式書寫數字使用原則

　　一、為使各機關公文橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。

　　二、數字用語具一般數字意義 (如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等)、統計意義 (如計量單位、統計數據等) 者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。

　　三、數字用語屬描述性用語，專有名詞 (如地名、書名、人名、店名、頭銜等)、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。

　　四、數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引述或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法製作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

數字用法舉例一覽表

公文用語

  一、起首語

查　　　　　為、玆、特、請

關於　　　　函送、檢送、陳報、彙報

按　　　　　訂領、修訂

玆查　　　　本、貴、台端

謹查

玆訂立

玆修正

玆廢止

特任

特派

玆派

玆聘

二、稱謂用語

鈞

大

貴

鈞長、鈞座

台端

先生、女士、君

本

職

以下非公文用語，乃生活用語

本人、本席

該

令堂

家兄

舍妹

小兒

尊翁

賢伉儷

愚夫婦

尊府

寒舍

大作

拙作

貴體、貴恙

賤軀、賤恙

拙荊、賤內、賤辰

自稱有哪些生活非公文用語

愚　　阮　　　　我　　　　余　　　　賤內

在下　窃　　　　　　　　　　　　　　拙荊

草民　敝人　　　　　　　　　　　　　內子

奴才　老夫

小的　老朽

卑職

下官　　　　　　本人、我、某

　　　　　　　　　　　本席

　　　　　　　　　　　職

三、引述語

甲、  直接引述

l  奉：上級

l  准：平行

l  據：下級

l  奉悉

l  敬悉

l  已悉

l  復

l  敬復

l  依照

l  根據

l  遵照

l  諒蒙   鈞察

l  諒達

l  計達

l  根據……案陳……函：

l  －，經函准………函：

l  ○○○一案，經陳奉行政院……函示：

l  ○○○○○○字第○號函略以：

 乙、間接引述

l  （１）復……函。

l  （２）依

　　　　　依據

　　　　　根據

一、復…函。答復時用。不可寫：復…函辦理。「復」不可寫「覆」

二、根據…辦理。根據來源（１）對方來文；（２）第三者來文；（３）法令（４）批示；（５）協商會議紀錄根據（最不客氣，限引下級及法令）、依據（引平行）、依(引上級)根據○○案陳…辦理。依據○○函轉…辦理。 依據奉交下…辦理。

三、根據…辦理兼復…函

四、經辦語

遵經：　上級

遵即：　下級

業經

經已

均經　　　　　平行、下行

迭經

旋經

五、准駁語

應予照准       未便照准

准予照辦       所請不准

准予備查       不合規定

                           敬表同意

                           同意照辦

礙難同意       歉難同意

六、請示語

是否可行？

是否有當？

可否？

當否？

七、期望語

上行：

請  鑒核、請核示

*. 請  鑒察、請鑒核備查

*. 請  核備

*. 平行：

*. 請  查照、請查照

*. 請  查照辦理

*. 請  查照惠復

*. 請  查照辦理惠復

*. 下行：

*. 希  查照

*. 希  照辦

*. 希  辦理見復

*. 希  轉行照辦    

*. 希  切實辦理

八、附送語

*. 附陳：上級

*. 檢陳：上級

*. 附

附送

*. 檢附

*. 檢送

九、結束語

*. 謹呈   敬陳   此陳   此請

*. 謹陳   右陳   此上

十、批示語

　　　　　可　　　傳閱　　　　緩議　　？依法辦理

　　　　　如擬　　婉復　　　　再議　　？依規定辦理

　　　　　照准　　函復同意　　免議　　著毋庸議

　　　　　照辦　　照辦並復　　面議　　

　　　　　閱　　　存　　　　　嘉勉　　

　　　　　發　　　存查　　　　慰留　　

　　　　　行

　　　　　同意

　　　　　公布

　　　　　＊閱、悉、知、謝謝、0.K.、A.CK紅字非公文用語

行文用語，即公文行文時，未表示目的、期望、核准、駁回、附送文件等之專門述語。

稱謂用語

○

1、查找重复内容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"重复","")。

2、用出生年月来计算年龄公式：=TRUNC((DAYS360(H6,"2009/8/30",FALSE))/360,0)。

3、从输入的18位身份证号的出生年月计算公式：=CONCATENATE(MID(E2,7,4),"/",MID(E2,11,2),"/",MID(E2,13,2))。

4、从输入的身份证号码内让系统自动提取性别，可以输入以下公式：

=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))公式内的“C2”代表的是输入身份证号码的单元格。

 1、求和： =SUM(K2:K56)  ——对K2到K56这一区域进行求和；

2、平均数： =AVERAGE(K2:K56)  ——对K2 K56这一区域求平均数；

3、排名： =RANK(K2，K$2:K$56)  ——对55名学生的成绩进行排名；

4、等级： =IF(K2>=85,"优",IF(K2>=74,"良",IF(K2>=60,"及格","不及格")))

5、学期总评： =K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4 ——假设K列、M列和N列分别存放着学生的“平时总评”、“期中”、“期末”三项成绩；

6、最高分： =MAX(K2:K56) ——求K2到K56区域（55名学生）的最高分；

7、最低分： =MIN(K2:K56) ——求K2到K56区域（55名学生）的最低分；

8、分数段人数统计：

（1） =COUNTIF(K2:K56,"100") ——求K2到K56区域100分的人数；假设把结果存放于K57单元格；

（2）  =COUNTIF(K2:K56,">=95")－K57 ——求K2到K56区域95～99.5分的人数；假设把结果存放于K58单元格；

（3）=COUNTIF(K2:K56,">=90")－SUM(K57:K58)  ——求K2到K56区域90～94.5分的人数；假设把结果存放于K59单元格；

（4）=COUNTIF(K2:K56,">=85")－SUM(K57:K59)  ——求K2到K56区域85～89.5分的人数；假设把结果存放于K60单元格；

（5）=COUNTIF(K2:K56,">=70")－SUM(K57:K60)  ——求K2到K56区域70～84.5分的人数；假设把结果存放于K61单元格；

（6）=COUNTIF(K2:K56,">=60")－SUM(K57:K61)  ——求K2到K56区域60～69.5分的人数；假设把结果存放于K62单元格；

（7） =COUNTIF(K2:K56,"<60") ——求K2到K56区域60分以下的人数；假设把结果存放于K63单元格；

说明：COUNTIF函数也可计算某一区域男、女生人数。

如：=COUNTIF(C2:C351,"男") ——求C2到C351区域（共350人）男性人数；

9、优秀率： =SUM(K57:K60)/55*100

10、及格率： =SUM(K57:K62)/55*100

11、标准差： =STDEV(K2:K56) ——求K2到K56区域(55人)的成绩波动情况（数值越小，说明该班学生间的成绩差异较小，反之，说明该班存在两极分化）；

12、条件求和： =SUMIF(B2:B56,"男"，K2:K56) ——假设B列存放学生的性别，K列存放学生的分数，则此函数返回的结果表示求该班男生的成绩之和；

13、多条件求和： ｛=SUM(IF(C3:C322="男",IF(G3:G322=1,1,0)))｝ ——假设C列（C3:C322区域）存放学生的性别，G列（G3:G322区域）存放学生所在班级代码（1、2、3、4、5），则此函数返回的结果表示求一班的男生人数；这是一个数组函数，输完后要按Ctrl＋Shift＋Enter组合键(产生“｛……｝”)。“｛｝”不能手工输入，只能用组合键产生。

14、根据出生日期自动计算周岁：=TRUNC((DAYS360(D3,NOW( )))/360,0)

———假设D列存放学生的出生日期，E列输入该函数后则产生该生的周岁。

15、在Word中三个小窍门：

①连续输入三个“~”可得一条波浪线。

②连续输入三个“-”可得一条直线。

连续输入三个“=”可得一条双直线。

一、excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色比如：
A1〉1时，C1显示红色
0<A1<1时，C1显示绿色
A1<0时，C1显示黄色
方法如下：
1、单元击C1单元格，点“格式”>“条件格式”，条件1设为：
公式 =A1=1
2、点“格式”->“字体”->“颜色”，点击红色后点“确定”。
条件2设为：
公式 =AND(A1>0,A1<1)
3、点“格式”->“字体”->“颜色”，点击绿色后点“确定”。
条件3设为：
公式 =A1<0
点“格式”->“字体”->“颜色”，点击黄色后点“确定”。
4、三个条件设定好后，点“确定”即出。

二、EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入

1、用数据有效性定义数据长度。
用鼠标选定你要输入的数据范围，点"数据"->"有效性"->"设置"，"有效性条件"设成"允许""文本长度""等于""5"（具体条件可根据你的需要改变）。
还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等，定义好后点"确定"。
        2、用条件格式避免重复。
选定A列，点"格式"->"条件格式"，将条件设成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)>1”，点"格式"->"字体"->"颜色"，选定红色后点两次"确定"。
这样设定好后你输入数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。

三、在EXCEL中如何把B列与A列不同之处标识出来？
（一）、如果是要求A、B两列的同一行数据相比较：
假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”->“条件格式”，将条件设为:
“单元格数值” “不等于”=B2
点“格式”->“字体”->“颜色”，选中红色，点两次“确定”。
用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。
B列可参照此方法设置。
（二）、如果是A列与B列整体比较（即相同数据不在同一行）：
假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”->“条件格式”，将条件设为:
“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0
点“格式”->“字体”->“颜色”，选中红色，点两次“确定”。
用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。
B列可参照此方法设置。
按以上方法设置后，AB列均有的数据不着色，A列有B列无或者B列有A列无的数据标记为红色字体。

四、EXCEL中怎样批量地处理按行排序

假定有大量的数据(数值)，需要将每一行按从大到小排序，如何操作？
由于按行排序与按列排序都是只能有一个主关键字,主关键字相同时才能按次关键字排序。所以，这一问题不能用排序来解决。解决方法如下：
1、假定你的数据在A至E列，请在F1单元格输入公式：
=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1))
用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。
你原有数据将按行从大到小排序出现在F至J列。如有需要可用“选择性粘贴/数值”复制到其他地方。
注：第1步的公式可根据你的实际情况（数据范围）作相应的修改。如果要从小到大排序,公式改为:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1))

五、巧用函数组合进行多条件的计数统计

例：第一行为表头，A列是“姓名”，B列是“班级”，C列是“语文成绩”，D列是“录取结果”，现在要统计“班级”为“二”，“语文成绩”大于等于104，“录取结果”为“重本”的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。
公式如下：
=SUM(IF((B2:B9999="二")*(C2:C9999>=104)*(D2:D9999="重本"),1,0))
输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。

六、如何判断单元格里是否包含指定文本？
假定对A1单元格进行判断有无"指定文本",以下任一公式均可:
=IF(COUNTIF(A1,"*"&"指定文本"&"*")=1,"有","无")
=IF(ISERROR(FIND("指定文本",A1,1)),"无","有")

求某一区域内不重复的数据个数
例如求A1:A100范围内不重复数据的个数，某个数重复多次出现只算一个。有两种计算方法：
一是利用数组公式：
=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))
输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。
二是利用乘积求和函数：
=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

七、一个工作薄中有许多工作表如何快速整理出一个目录工作表

1、用宏3.0取出各工作表的名称，方法：
Ctrl+F3出现自定义名称对话框，取名为X，在“引用位置”框中输入：
=MID(GET.WORKBOOK(1),FIND("]",GET.WORKBOOK(1))+1,100)
确定
2、用HYPERLINK函数批量插入连接，方法：
在目录工作表（一般为第一个sheet）的A2单元格输入公式：
=HYPERLINK("#'"&INDEX(X,ROW())&"'!A1",INDEX(X,ROW()))
将公式向下填充，直到出错为止，目录就生成了。